Allgemeines Reglement "Sicher Spenden"
Leitziel
Mit der Errichtung eines "Verzeichnisses der zertifizierten Organisationen zu "Sicher Spenden" für Südtirol soll den gemeinnützigen Organisationen, die Spenden sammeln ein Instrument zur Dokumentation der eigenen Tätigkeit und zur Transparenz der Abläufe bzw. der Finanzierung dieser Programme bereitgestellt werden. Das Siegel "Sicher Spenden" soll für interessierte Bürger und spendenwillige Institutionen Garant für die Glaub- und Spendenwürdigkeit jener Organisationen sein, welche es vorweisen können.
Struktur
Die Umsetzung von "Sicher Spenden" beruht in besonderer Weise auf:
- Checklist - Die Definition jener Informationen und jener Dokumente, welche der Anfrage um Eintragung in das Verzeichnis "Sicher Spenden" beigelegt werden müssen.
- Kriterien - Die Grundsätze zur Bewertung der vorgelegten Unterlagen und Erklärungen, welche als Grundlage zur Eintragung oder zur Ablehnung der Zertifizierung für "Sicher Spenden" dienen.
- Verzeichnis der zertifizierten Organisationen - Das Verzeichnis der eingetragenen Organisationen, welche dadurch bestimmte Pflichten eingehen und Rechte erhalten.
- Siegel "Sicher Spenden" - Ein geschützter Schriftzug mit Emblem, Internet-Adresse und einem spezifischen Subjekt-Code, an Hand dessen sich auch die Gültigkeit erheben lässt.
- Datenbestand - Eine laufend aktualisierte Sammlung der in der Checklist vorgesehenen Angaben, welche teils nur für die Bearbeitung des Antrags aufliegt und teils als Webversion allgemein zugänglich ist.
- Büro "Sicher Spenden" - Jene Institution, welche die Akten entgegennimmt, überprüft und der Garantie-Kommission weiterleitet, verwahrt und - soweit vorgesehen - öffentlich zugänglich macht.
- Garantie-Kommission - Ein unabhängiges Gremium, welches in ehrenamtlicher Form über die Zertifizierung befindet und entscheidet.
- Fachgruppe Sicher Spenden - Ein Beirat, in dem Funktionär/innen interessierter Organisationen mitarbeiten, um das System "Sicher Spenden fachlich zu begleiten und weiterzuentwickeln.
- Gemeinschaft der Dachorganisationen – Sie bildet die gemeinsame Trägerschaft für das System "Sicher Spenden".
Aufwand
Die Eintragung in das Verzeichnis zu "Sicher Spenden" soll den Organisationen möglichst wenig Mehraufwand bringen. Voraussetzung dafür ist allerdings die Vorlage einer transparenten und leicht erfassbaren Dokumentation der jeweiligen Programme bzw. Arbeitsweise. Diese sind im Normalfall von den gemeinnützigen Organisationen ohnehin den jeweiligen Mitgliedern, Gönnern und den zuständigen Behörden auszuhändigen.
Für die Bearbeitung der Anträge zur Zertifizierung (Überprüfung der Dokumentation, Anleitungen), für die Bearbeitung der Daten zur Ablage und zur Bereitstellung im Internet im Büro "Sicher Spenden" wird ein Kostenbeitrag eingehoben.
Leistungen des Büros "Sicher Spenden" für die Antragsteller außerordentlicher Art (Digitalisierung, Übersetzung, inhaltliche Beratung zur Anpassung von Statuten, Programmen und Berichten usw.) werden eigens in Rechnung gestellt.
Checklist
In der Checklist sind alle Unterlagen angeführt, welche dem Antrag um Zertifizierung zu "Sicher Spenden" beizulegen sind. Sie müssen in deutscher oder italienischer Sprache, besser aber zweisprachig vorgelegt werden und ausreichenden Aufschluss zu den betreffenden Sachverhalten geben. Weitere Sprachfassungen können zusätzlich übermittelt werden.
Die Checklist listet solche Dokumente auf, welche ausschließlich zu Bearbeitungs- und Bewertungszwecken vorzulegen sind - und andere, welche nach erfolgter Eintragung von der Bearbeitungsstelle allen Interessierten ausgehändigt bzw. im Internet veröffentlicht werden.
Die Dokumente sind in gedruckter oder/und in digitaler Form zu übermitteln.
Kriterien
Die Kriterien sind in Anlehnung an vergleichbare Einrichtungen zum Nachweis der Spendenwürdigkeit in anderen Regionen und Staaten festgelegt worden und dienen der Gewährleistung von Grundsätzen der Ethik und Transparenz.
Sie können von allen Interessierten eingesehen werden , wobei vom Büro "Sicher Spenden" auch allfällige Kommentare und Kritiken entgegengenommen und zur Diskussion gebracht werden können.
Nach Überprüfung der Dokumentation hinsichtlich der Vollständigkeit verfasst das Büro "Sicher Spenden" auf der Basis der Kriterien eine Stellungnahme, welche den Mitgliedern der Garantie-Kommission vorgelegt wird.
Im Falle fehlender oder unzureichender Angaben teilt das Büro "Sicher Spenden" diesen Umstand auch der antragstellenden Organisation mit, so dass diese die Möglichkeit erhält, Betreffendes nachzuliefern.
Der Garantie-Kommission obliegt es, fragliche Sachverhalte zu interpretieren und auf dieser Basis die Entscheidung über eine Zertifizierung oder einer entsprechenden Abweisung zu treffen.
Die Kriterien wurden in der Pilotphase (2007-2009) von der Arbeitsgruppe im Einvernehmen mit der Garantie-Kommission festlegt bzw. weiterentwickelt. Sie gelten in jedem Fall bis zum Verfall der gewährten Eintragung. In der Weiterentwicklung des Systems "Sicher Spenden" kann es zu kleinen Veränderungen der Kriterien und der Checklist kommen.
Verzeichnis der zertifizierten Organisationen
Im Verzeichnis der zertifizierten Organisationen "Sicher Spenden" werden jene Einrichtungen eingetragen, welche die entsprechenden Kriterien erfüllen und von der Garantie-Kommission für "Sicher Spenden" zertifiziert worden sind.
Die Eintragung hat eine Gültigkeit von 24 Monaten, vorbehaltlich, dass keine vorzeitige Streichung durchgeführt wird, weil die Voraussetzungen nicht mehr erfüllt sind. Aus organisatorischen Gründen seitens "Sicher Spenden" kann auch eine kurzfristige zeitliche Verlängerung gestattet werden.
Für eine Verlängerung der Eintragung ist dieselbe Vorgangsweise wie für die Ersteintragung vorgesehen, wobei - abgesehen vom Antrag - nur jene Dokumente neu einzureichen sind, welche zwischenzeitlich verändert worden sind.
In jedem Fall müssen alljährlich innerhalb vom 30. April die hinsichtlich des Vorjahres aktualisierten Dokumente nachgereicht werden.
Im Verzeichnis der zertifizierten Organisationen scheinen auf:
- Eintragungsnummer
- Bezeichnung und Steuernummer
- Adresse und Erreichbarkeit der Verantwortlichen
- (Vorsitzende/r u. evtl. Direktor/in)
- Datum der Eintragung, der Geltungsdauer
- Aufbewahrungsort und Webadresse der Dokumentation
Das Verzeichnis der zertifizierten Organisationen ist öffentlich einsehbar und im Internet abrufbar (www.spenden.bz.it).
Das Verzeichnis der zertifizierten Organisationen zu "Sicher Spenden" liegt im Büro auf und wird dort laut Vorgaben der Garantie-Kommission gepflegt.
Eine Streichung aus dem Verzeichnis der zertifizierten Organisationen erfolgt mit Beschluss der Garantie-Kommission, wenn das Siegel "Sicher Spenden" nachweislich irreführend oder anderweitig missbraucht wird, oder wenn auf Grund der jährlich zu aktualisierenden Dokumentation ersichtlich wird, dass die Voraussetzungen für die Autorisierung nicht mehr gegeben sind.
Das Siegel "Sicher Spenden"
Das Siegel "Sicher Spenden" wird durch ein geschütztes Emblem in den drei Landesprachen mit Angabe der Bezeichnung, des organisationsspezifischen Codes und mit Angabe der Internet-Adresse zu "Sicher Spenden" gebildet.
Die Verwendung des Siegels "Sicher Spenden" ist eigens geregelt. Die Vorgaben betreffen die Vollständigkeit der Wiedergabe des Siegels, die farbliche Gestaltung und die Wiedergabeart.
Verwendet eine Organisation das Spendensiegel ohne hierzu ermächtigt zu sein, wird dies in direkter Form beanstandet und umgehend auch öffentlich bekannt gegeben. Fruchtet die Anmahnung nicht, wird Anzeige erstattet.
Datenbestand
Unterlagen und Dokumentation, welche von den antragstellenden Organisationen vorgelegt werden und als Grundlage für die Entscheidung zur Zertifizierung "Sicher Spenden" dienen, werden als Datenbestand im Büro registriert, überprüft und aufbewahrt.
Die Aufbewahrung erfolgt in gedruckter und in digitaler Form.
Es wird zwischen solchen Daten, welche ausschließlich zur Bearbeitung und für die Begutachtung des Antrags bestimmt sind und jenen, welche nach erfolgter Zertifizierung auch auf der Website www.spenden.bz.it öffentlich zugänglich gemacht werden, unterschieden.
Das Büro "Sicher Spenden"
Als Büro "Sicher Spenden" wird jene Einrichtung definiert, welche alle mit der Zertifizierung und der Pflege des Verzeichnisses verbundenen Verwaltungsaufgaben koordiniert und auch abwickelt.
Bis auf weiteres hat der Dachverband der Sozialverbände mit Sitz in Bozen, Dr.-Streiter-Gasse Nr. 4 diese Funktion übernommen. Die Dachorganisationen, welche die Trägerschaft zu "Sicher Spenden" bilden, legen jeweils fest, wo das Büro angesiedelt ist.
Für das Büro "Sicher Spenden" wird ein zu den Bürozeiten durchgehend besetztes Sekretariat gewährleistet, welches über das System "Sicher Spenden" allgemein, über das Zertifizierungsverfahren und über zertifizierte Organisationen Auskunft geben kann.
Das Büro "Sicher Spenden" kann auch per E-Mail kontaktiert werden. Es pflegt die Websites von "Sicher Spenden" www.spenden.bz.it und hält sie auf dem aktuellen Stand.
Für die anfallenden Kosten kommen die Antragsteller durch Bearbeitungsgebühren, die das Projekt unterstützenden Behörden und Unternehmen (durch Arbeits-, Geld- und Sachleistungen) sowie die Organisationen, welche die Trägerschaft zu "Sicher Spenden" übernommen haben, auf.
Garantie-Kommission
Die Garantie-Kommission wird aus ehrenamtlich tätigen Mitgliedern bestellt, welche in regelmäßigem Abstand, jedenfalls aber alle drei Monate, anhand der von den antragstellenden Organisationen vorgelegten Dokumentation und der Stellungnahme des Büros "Sicher Spenden", über die Annahme oder Ablehnung der Zertifizierung der antragstellenden Organisationen befinden.
Bei der Bestellung der Kommissionsmitglieder wird sichergestellt, dass diese in ihrer Funktion unabhängig von parteilichen, politischen und religiösen Institutionen agieren können und von ihrem Fachwissen wie auch als Persönlichkeit eine breite Akzeptanz besitzen.
Es soll gewährleistet sein, dass die Kommission in ihrer Gesamtheit ein hohes Maß an Fachwissen in Fragen der Gemeinnützigkeit, des Rechtswesens, des Managements und der Betriebsführung, der Kommunikation und der ethischen Grundwerte aufweisen kann. Sie soll einen guten Einblick in das gesellschaftspolitische Gefüge Südtirols haben, die kulturellen Besonderheiten der örtlich aktiven Bevölkerungsgruppen kennen und sprachlich sowie generationsmäßig vielfältig besetzt sein.
Für die Garantie-Kommission bestellt die Gemeinschaft der Trägerorganisationen externe Fachleute, welche diese Aufgabe in ehrenamtlicher Form übernehmen.
Die Amtszeit hat eine Dauer von drei Jahren, eine Wiederbestellung der Mitglieder ist möglich.
Fachgruppe "Sicher Spenden"
Die Fachgruppe "Sicher Spenden" wurde zunächst im Dachverband der Sozialverbände (DSS) von sechs Organisationen gebildet. Für die Koordinierung war die Geschäftsstelle des DSS zuständig, welche auch dann auch die Führung des Büros "Sicher Spenden" übernahm (vorher als "Bearbeitungsstelle" bezeichnet).
In der Fachgruppe wurden alle Schritte zur Bildung des Verzeichnisses für zertifizierte Organisationen besprochen und definiert, soweit dies nicht allgemeine Verwaltungsschritte betraf.
Die vertretenen Organisationen beteiligten sich auch selbst unmittelbar zu "Testzwecken" am Projekt , um die Funktionalität der vorgesehenen Systematik zu prüfen. Alle Organisationen konnten letztlich auch zertifiziert werden.
Die Fachgruppe trifft sich in regelmäßigen Abständen und bleibt so lange aktiv, bis sich "Sicher Spenden" etabliert hat bzw. bis sie - den Bedürfnissen entsprechend - von einem Nachfolgegremium abgelöst wird. Dieser Beirat wird dann in seiner Zusammensetzung und Funktionsweise von den an der künftigen Trägerschaft beteiligten Institutionen definiert.
Privacy
Mit dem Antrag um Zertifizierung muss auch das Einverständnis gegeben werden, dass die entsprechenden Angaben und Daten zur Bearbeitung und - soweit dies vorgesehen ist - zur Veröffentlichung verwendet werden können.
Kooperationen
Die Zertifizierung für "Sicher Spenden" ist Grundlage zu Begünstigungen, welche zu diesem Zweck mit weiteren Institutionen des Spendenwesens und der Unterstützung für Nonprofit-Organisationen vereinbart werden. Entsprechende Informationen erhalten die zertifizierten Organisationen auf direktem Weg oder über die Website zu "Sicher Spenden" www.spenden.bz.it.